Krajowy System e-Faktur

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Krajowy System e-Faktur (KSeF) całkowicie redefiniuje sposób wystawiania i przesyłania faktur. Wspieramy firmy w kompleksowym i bezpiecznym wdrażaniu: analizujemy obecny model fakturowania, opracowujemy klarowny plan działania, a następnie przeprowadzamy szkolenia, które przygotowują zespoły do sprawnego funkcjonowania w nowym, cyfrowym środowisku fakturowania.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to w ostatnim okresie jedna z najważniejszych zmian w polskim systemie podatkowym oraz kolejny krok w kierunku zwiększenia cyfryzacji i efektywności. Od 2026 roku każda firma objęta podatkiem VAT będzie zobowiązana do wystawiania faktur w formacie ustrukturyzowanym, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Dla podmiotów, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych, obowiązek ten zacznie obowiązywać już 1 lutego. Pozostałe firmy zostaną objęte systemem od 1 kwietnia.

Transformacja ta stanowi istotny element cyfryzacji procesów podatkowych. Wprowadzenie KSeF wpływa bezpośrednio na sposób wystawiania i przesyłania faktur, ale też na strukturę odpowiedzialności wewnątrz organizacji. Od momentu wdrożenia każda faktura będzie przesyłana przez system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, co oznacza konieczność dostosowania w firmach wewnętrznych procedur, systemów informatycznych oraz zasad autoryzacji dokumentów.

W wielu firmach niezbędne będzie przeorganizowanie obiegu dokumentów, wdrożenie nowych narzędzi oraz przeszkolenie zespołów odpowiedzialnych za fakturowanie i rozliczenia. KSeF wymaga nie tylko zgodności z przepisami, ale też zapewnienia bezpieczeństwa danych, kontroli nad dostępem do systemu i jasnego podziału kompetencji. To projekt, który wymaga zaangażowania zarządu spółek oraz działów księgowości, IT i dostosowania polityk compliance.

Nasze działania koncentrują się na tym, by wdrożenie KSeF nie zakłócało bieżącej pracy firmy, a jednocześnie spełniało wszystkie wymogi formalne i techniczne. Dzięki temu organizacja może przejść przez proces transformacji fakturowania w sposób uporządkowany, bezpieczny i przewidywalny.

Jak wspieramy firmy w procesie wdrożenia

Każda organizacja działa w oparciu o własne procesy, strukturę i sposób zarządzania dokumentacją. Dlatego wdrożenie KSeF traktujemy jako przedsięwzięcie, które wymaga indywidualnego podejścia i precyzyjnego dopasowania do realiów konkretnej firmy. Pracę rozpoczynamy od szczegółowej analizy obecnego modelu fakturowania, identyfikując obszary wymagające dostosowania do nowych regulacji. Na tej podstawie opracowujemy rozwiązania, które nie tylko spełniają wymogi prawne, ale również wzmacniają bezpieczeństwo operacyjne i porządkują wewnętrzne procedury

Przygotowanie dokumentacji wewnętrznej to jeden z kluczowych etapów wdrożenia KSeF. Obejmuje opracowanie polityk zarządzania dostępem jak również precyzyjne określenie ról i odpowiedzialności w systemie, zasady nadawania uprawnień oraz procedury awaryjne na wypadek braku dostępu do systemu lub błędów w transmisji danych. Wspieramy klientów w tworzeniu kompletnego zestawu dokumentów, który uwzględnia zarówno wymogi ustawowe, jak i praktyczne potrzeby organizacji. Wdrażamy polityki, które pozwalają zachować kontrolę nad dostępem do systemu, nawet w przypadku zmian kadrowych czy reorganizacji zespołów.

Szkolenia 

Wdrożenie systemu nie kończy się na stronie technicznej. Kluczowe jest zbudowanie świadomości wśród pracowników, którzy będą korzystać z KSeF na co dzień. W związku z tym niezbędne staje się przeprowadzenie szkoleń, które pozwalają zrozumieć zakres zmian a następnie korzystać z elektronicznego systemu na co dzień.

Organizujemy szkolenia stacjonarne, sesje online oraz webinary, dostosowane do potrzeb konkretnych zespołów. Każde szkolenie ma charakter praktyczny i uwzględnia poziom zaawansowania uczestników oraz specyfikę branży. Naszym celem jest przekazanie praktycznej wiedzy oraz przygotowanie zespołu do samodzielnego i świadomego korzystania z KSeF w codziennej pracy. Dzięki temu wdrożenie systemu nie zakłóca bieżących procesów, a firma zyskuje stabilne i bezpieczne środowisko e-fakturowania zgodne z nowymi regulacjami.